Following the Immigration and Refugee Board of Canada’s (IRB) recent notice on its expanded use of epost Connect, it is with regret that we need to inform you that transitioning to the new configuration unexpectedly resulted in epost account registrations with the IRB accidently being deleted.

This email applies only to accounts created prior to June 22, 2020, when the transition took place. For those who created accounts prior to June 22, 2020, the deletion of epost account registration means that you still have access to your accounts but IRB can no longer view conversations.

Accounts created after June 22, 2020 remain functional, and no action is needed. This e-mail can simply be deleted.

Action required for those accounts created before June 22, 2022:

1. Registrations:

Anyone with an e-Post account that was created prior to June 22, 2020 are required to re-register with the IRB in order to regain the ability to submit documents electronically.

You may register using the online form available on the IRB’s website. The registration process should only take a few minutes.

2. Resubmission of documents:

You should still have the capability to view your previous epost conversations (including document submissions) on your end, but unfortunately the IRB can no longer view the conversations for the accounts created prior to June 22, 2020.

Accordingly, in order to ensure that all recent documents submitted to the IRB through epost have been processed, we ask that you please re-submit all documents that you submitted to the IRB through epost Connect on or after June 17, 2020. Any documents submitted before June 17th would already have been received and saved on IRB systems.

If you have any questions regarding epost, please find below the contact information for each IRB region:

Eastern Region: irb.Eastern-epost-est-epost.cisr@irb-cisr.gc.ca
Central Region: irb.TorontoMail-CourrierToronto.cisr@irb-cisr.gc.ca
Western Region: irb.RPD-WO-WO-SPR.cisr@irb-cisr.gc.ca

Please rest assured that our team is committed to increasing all safeguards to prevent this situation from recurring in the future.

Please accept our sincere apologies for the inconvenience this situation has caused. We thank you for your cooperation and understanding.

Jason Choueiri
Executive Director
Immigration and Refugee Board of Canada

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Chers intervenants,

Pour faire suite au récent avis de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) sur l’élargissement de l’utilisation du service Connexion postel, c’est avec regret que nous vous informons que le passage à la nouvelle configuration a entraîné la suppression accidentelle des inscriptions au service Connexion postel auprès de la CISR.

Le présent courriel s’applique uniquement aux comptes créés avant le 22 juin 2020, date à laquelle le passage à la nouvelle configuration a eu lieu. Pour les comptes créés avant le 22 juin 2020, la suppression de l’inscription au service Connexion postel signifie que les comptes sont toujours accessibles, mais que la CISR ne peut plus avoir accès aux conversations.

Les comptes créés après le 22 juin 2020 demeurent fonctionnels et ne requièrent la prise d’aucune mesure. Le présent courriel peut simplement être supprimé.

Mesure à prendre relativement aux comptes créés avant le 22 juin 2022 :

1. Inscription :

Toute personne possédant un compte du service Connexion postel créé avant le 22 juin 2020 doit se réinscrire auprès de la CISR afin de pouvoir de nouveau présenter des documents par voie électronique.

Pour ce faire, il suffit de remplir le formulaire en ligne accessible sur le site Web de la CISR. L’inscription ne devrait demander que peu de temps.

2. Présenter de nouveau les documents :

Vous devriez pouvoir encore consulter vos conversations précédentes dans le service Connexion postel (y compris les documents présentés); toutefois la CISR n’a malheureusement plus accès aux conversations pour les comptes créés avant le 22 juin 2020.

Par conséquent, afin de vous assurer que tous les documents récents présentés à la CISR au moyen du service Connexion postel ont été traités, c’est-à-dire le 17 juin 2020 ou après cette date, nous vous demandons de bien vouloir présenter de nouveau tous ces documents. Tout document présenté avant le 17 juin aurait déjà été reçu et enregistré à la CISR.

Pour toute question concernant le service Connexion postel, veuillez communiquer avec le bureau régional de la CISR concerné :

Bureau régional de l’Est : irb.Eastern-epost-est-epost.cisr@irb-cisr.gc.ca
Bureau régional du Centre : irb.TorontoMail-CourrierToronto.cisr@irb-cisr.gc.ca
Bureau régional de l’Ouest : irb.RPD-WO-WO-SPR.cisr@irb-cisr.gc.ca

Soyez assurés que notre équipe s’engage à renforcer toutes les mesures de sauvegarde afin d’éviter que cette situation ne se reproduise.

Nous regrettons sincèrement les inconvénients que cette situation a causés. Nous vous remercions de votre collaboration et de votre compréhension.

Jason Choueiri
Secrétaire général
Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada